مديريت و تجارت الكترونيك

0
876

مديريت و تجارت الكترونيك

تاثیر مستقیم و غیر مستقیم فناوری اطلاعات و ارتباطات در کلیه ساختارها و سطوح زندگی عادی مردم و نفوذ و توسعه ابزارهای این پدیده عصر جدید در پیچیده‌ترین فعالیت‌ها، موثرترین عامل در راه توسعه تکنولوژیک و به تَبع آن اطلاعاتی بشر بوده است. ظرفیت‌های بالقوه فناوری اطلاعات و ارتباطات مدیران پیشرو را مجاب می‌کند تا با نگرشی عمیق بر ابزارهای این پدیده جهان شمول قابلیت‌های بالقوه سازمان خود را به مَنصه ظهور برسانند. با این دیدگاه سعی می‌شود تا با نگاهی گسترده زمینه‌های بستر سازی فناوری اطلاعات و ارتباطات و کارکردهای آن در تحولات درون سازمانی و ارتباطات برون سازمانی مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد.

مدیران پیشرو همیشه به دنبال فناوری‌هایی هستند که جریان کار را تسریع و تسهیل می‌کند. در واقع مدیران برای ایجاد ارتباطات موثر ما بین سطوح طولی و عرضی سازمان همچنین ساده کردن جریان امور برای جمع‌آوری و راهبرد مناسب اطلاعات مرتبط با حوزه فعالیت سازمان خود، ناگزیر از شناخت ظرفیت‌های موجود سازمان خود و نیاز سنجی ظرفیت‌های تکمیلی هستند. استفاده از قدرت اثر فناوری اطلاعات و ارتباطات در هدایت سازمان برای پیشتازی در مقابل رقبا امری ضروری و اساسی است. فناوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی بسیاری از عملیات مربوط به سازمان مانند سیستم‌ها و جریان اتوماسیون را به انجام می‌رسانند.

بدون شک باید گفت که فناوری اطلاعات و ارتباطات موجب تقویت توانایی‌ها و خلاقیت‌های مدیران پیشرو می‌شود. با این نگرش یک مدیر و کارمندان او وقتی ابزارهای ارتباطی و اطلاعاتی را به ساختار سازمان خود تزریق شدند می‌توانند به جای سخت کارکردن سریع‌تر و با دقت‌تر از قبل کار کنند ضمن اینکه مدیر می‌تواند نظارت و مدیریت غیر متمرکز را تجربه کند. با توجه به اینکه هدف غایی هر رابطه کاری دستیابی به سود تجاری است می‌توان گفت که ارتباط کمی و کیفی با مشتریان با استفاده از این ابزارها گسترش و هزینه های جاری و حتی سرمایه‌ای و امکان سنجی نیز کاهش می‌یابد. با توجه به آنچه بیان گردید مدیران سازمان‌ها بیش از هر زمان دیگری نیازمند به ابزارهای اطلاعاتی و ارتباطی در عرصه رقابت‌های تجاری هستند، زیرا کاهش برتری رقابتی یکی از مهمترین عواقب ناهماهنگی با فناوری اطلاعات است. (لوکاس، 2000، 6) چالش جهانی ایجاد شده در عرصه مدیریت که با ظهور پدیده فناوری اطلاعات و ارتباطات رنگ و جلوه‌ای دیگر گرفته است مهمترین و شاید اثر گذارترین دست یافته بشر در طول چند قرن اخیر است تا جایی که مهمترین کالای تجاری قرن حاضر را «اطلاعات» معرفی کرده‌اند.

یکی از مهمترین شاخصه های شناخت درست فناوری اطلاعات و ارتباطات توسط مدیران استفاده یا ایجاد سیستم‌های کارامد در ساختار سازمان است. با توجه به اینکه هر یک از ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات که منطبق بر سیستم‌های مدیریتی باشند می‌توانند در بهبود و یا ایجاد نقص در شیوه مدیریت و ارتباط با مخاطبان سازمان موثر باشند بنابراین، در تغییر سیستم‌های دستی به امکانات فناوری اطلاعات عوامل زیادی موثر هستند من جمله تعهد مدیریت، داشتن تجربه از فناوری اطلاعات، رضایت کاربران و میزان تغییرات محیطی است (صرافی زاده، 1383)، همچنین به جا است که در گزینش سیستم‌های مذکور:

1- عملکرد سیستم برای مخاطبان سازمان روشن باشد؛

2- استفاده کاربران را تسریع و تسهیل شود؛

3- از انعطاف پذیری بالایی در قبال تحولات تکنولوژیک و یا ساختاری برخوردار باشد.

با این توضیح می‌توان گفت به واقع مدیری موفق خواهد بود که فناوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی را منطبق بر نیازهای سازمان خود طراحی و یا انتخاب کند. در این صورت در هنگام ارائه خدمات سازمان خود به مخاطبان و مشتریان قادر خواهد بود نیازها ی مشتریان را نیز در تدارک سیستم ها لحاظ کند. به طور مثال استفاده از دستگاه‌های خودپرداز بانکی این نیاز را می‌طلبد که آموزش و فرهنگ سازی لازم برای اشاعه اطلاعات در مورد استفاده از کارت‌های اعتباری گسترش یابد. در استفاده از ابزارهای فناوری ارتباطات و اطلاعات به مدیران توصیه می‌شود در تعیین ابزارها انتخابگر باشند و با مطالعه‌ای فراگیر درباره همه ابزارهای موجود این فناوری آن دسته‌ای را مورد گزینش و استفاده قرار دهند که سبب ایجاد تسهیلات بیشتری در امور اجرایی می‌شود. صرفه‌جویی در زمان را به همراه دارد و موجب کاهش هزینه‌ها و یا افزایش درآمدها می‌شود. برای معرفی نمونه‌ای از این سیستم‌ها می‌توان به سیستم‌های تجارت الکترونیک (برای خرید و فروش‌های اینترنتی) و شبکه‌های محلی و یا سایت های اختصاصی داخلی (اینترانت) اشاره کرد.

بنابراین، برای مدیریت اطلاعات درون سازمانی در ابتدا باید حوزه های اصلی کار را تعیین کرد و به نیاز سنجی هر یک از اجزا سازمان پرداخت تا بهترین فناوری موجود برا ساس نیازها و ظرفیت‌ها تامین شود. شبکه ها به عنوان شاه رگ‌های تجارت نوین و ابزار اساسی استفاده اشتراکی از اطلاعات و برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی‌اند. انتخاب سیستم‌های شبکه‌ای نیز با توجه به تعداد کاربران و امکان دسترسی سریع آن‌ها به بانک‌های اطلاعاتی صورت می‌گیرد. تصمیمات و کارهایی که بایستی در انتخاب و راه اندازی شبکه‌های درون سازمانی توسط مدیر انجام شود در مورد تعداد کاربرانی است که باید با شبکه مرتبط باشند که در این صورت سطح گسترش شبکه بر حسب تعداد کاربران تغییر می‎کند.

در بُعد نرم افزاری یک مدیر باید از برنامه های نرم افزاری مختلف اطلاعات کافی داشته باشد و بتواند برخی از آن‌ها را در اجرای کارهای خود مورد استفاده قرار دهد. این قابلیت، مدیر را در انتخاب برنامه‌های نرم افزاری مورد نیاز سازمان بسیار کمک خواهد کرد. نوع نرم افزارهایی که یک مدیر در فعالیت‌های سازمان خود استفاده می‌کند بستگی به ماهیت سازمان دارد. ولی در کل آنچه اهمیت دارد این است که مدیران باید از نرم افزارهایی که توسط سازمان‌های مختلفی مورد استفاده قرار گرفته و امتحان شده بهره بگیرند.

با استفاده از برنامه پست الکترونیک می‌توانید پیام‌های مورد نظر خود را تهیه ارسال، دریافت، ذخیره سازی و مدیریت کنید. بهترین شیوه برای راه اندازی و اجرای پست الکترونیک در هر سازمانی استفاده از یک رایانه مرکزی برای مدیریت نامه های الکترونیک داخلی و کنترل دائمی ارتباط دائمی یا تلفنی با اینترنت است. بسیاری از سازمان‌ها بدون توجه به مشکلات ارتباطات الکترونیک و بدون ارائه آموزش‌های لازم به کارکنان اقدام به نصب و راه اندازی پست الکترونیک می‌کنند. مدیران سازمان‌ها باید توجه داشته باشند که در دنیای ارتباطات الکترونیک همان قوانینی حکم فرما است که در انتشار قراردادها و ادعانامه‌های مکتوب حاکم است بنابراین، یک اشتباه می‌تواند خسارت‌های فراوانی به بار آورد. در بُعد سخت افزاری مدیریت سازمان می‌تواند مهمترین و موثرترین نقش را در توسعه توانمندی‌های سازمان را در بستر فناوری اطلاعات و ارتباطات فراهم کند. مدیر سازمان بایستی با توجه به نیازها و بدون در نظر گرفتن تجملات بهترین و کارآمدترین ابزارهای سخت افزاری مورد نیاز در سازمان را مورد گزینش قرار دهد در انتخاب ابزارهای سخت افزاری مدیر سازمان به علاوه نیاز سنجی حال حاضر باید در برابر هزینه‌ای که متحمل می‌شود نیازهای آتی را نیز مد نظر قرار دهد یکی از بهترین راه‌ها در انتخاب ابزار مشاوره با کاربران سازمان است. بسته به اینکه چه کسانی در چه زمانی و چه مکانی و برای چه کاری از این ابزارها استفاده می‌کنند نوع، کمیت و کیفیت ابزارها قابل تغییر خواهد بود.

به طور معمول سخت افزارهای رایانه‌ای پس از یک سال از گارانتی تولید کننده خارج می‌شوند و از آن پس تضمین سلامت کار دستگاه با خود مشتری خواهد بود و به همین دلیل در هنگام تجهیز سازمان به رایانه و کلاٌ هر یک از ابزارهای فناوری ارتباطات و اطلاعات خرید از شرکت‌های معتبر الزامی است. در ادامه لازم است تا مدیر پس از خرید و راه اندازی هر یک از این ابزارها در سازمان شناسنامه سخت افزارهای موجود را تهیه کند تا در موقع لزوم نسبت به انجام سرویس‌های لازم اقدام شود. یکی از روش‌های توصیه شده در تعیین نوع سخت افزارهای سازمانی نیاز سنجی نرم افزاری سازمان و سپس تعیین، تامین و ترکیب سخت افزار با بسته های نرم افزاری انتخاب شده برای هر یک از اجزای سازمان است.

به عنوان مثال مدیر باید تشخیص بدهد در بخش گرافیک سازمان با توجه به نوع نرم افزارهای موجود به چه ترکیبی از سخت افزارها نیازمند است. مطمئناً این نوع نگاه در انتخاب سخت افزار در حذف هزینه‌های زائد نقش موثری دارد نمونه‌هایی از سخت افزارهای متنوع را به عنوان مثال ذکر می‌کنیم. تصمیم گیری در مورد اینکه در هریک از بخش‌های سازمان شما از چه مانیتوری استفاده شود از عوامل به ظاهر ساده ولی مهم هستند که می‌توانند ضمن افزایش راندمان کاری سازمان در کاهش و حذف هزینه‌های غیر ضروری موثر باشد.

منبع: مجله تدبیر

ثبت پاسخ

Please enter your comment!
Please enter your name here